Se você presta serviço por mensalidade (contabilidade, academia, escola, consultoria, manutenção), o fim do mês tem uma rotina conhecida: conferir quem pagou, entrar no portal da prefeitura, preencher tomador, serviço e valor, emitir, baixar o PDF e mandar para o cliente. Uma nota por cliente, todo mês, com os mesmos dados.
É o tipo de trabalho que não exige decisão nenhuma, só atenção. E justamente por isso é onde mais aparece erro: valor trocado, nota esquecida, PDF que nunca chegou.
NFS-e: o que é e por que cada cidade parecia um sistema diferente
A NFS-e é a nota fiscal de serviço eletrônica, emitida para o município onde a sua empresa está. Por muitos anos cada prefeitura teve o próprio portal e o próprio layout, e quem atendia clientes de cidades diferentes aprendia um sistema novo a cada uma.
O padrão nacional da NFS-e unifica o layout da nota e já é usado por boa parte dos municípios. Outras cidades continuam com o sistema próprio. Para quem emite pelo sistema, isso deixa de ser problema: a nota sai no padrão da sua cidade, Nacional ou da prefeitura.
O que você precisa ter em mãos
- Dados da empresa: CNPJ, endereço e regime tributário (Simples Nacional, MEI ou outro).
- Código do serviço que você presta, o mesmo que aparece nas notas de hoje. Na dúvida, confirme com o seu contador.
- Certificado digital A1 (o arquivo .pfx) e a senha dele. O modelo A3, em cartão ou token, não serve para emissão automática.
- E-mail de cada cliente que vai receber a nota.
Como deixar a nota no automático
No módulo Notas Fiscais da Shineweb, a emissão automática funciona em quatro passos:
- Ative a emissão. Em Configuração, preencha os dados da empresa (o CNPJ puxa o endereço pela Receita), o código do serviço e envie o certificado A1 com a senha. O cadastro no emissor de notas é feito sozinho.
- Faça uma nota de teste de verdade. Em Emitir nota, escolha o cliente, escreva o serviço e o valor. Em segundos ela aparece como Autorizada.
- Ligue o automático no cliente. No cadastro dele, no Mensalidades, preencha o e-mail para nota fiscal e marque "emitir automaticamente ao marcar como pago".
- Marque o pagamento como sempre. A mensalidade marcada como paga emite a nota, e a nota autorizada vai para o e-mail do cliente.
O certificado e a senha vão direto para o emissor de notas e não ficam guardados no Shineweb. O módulo custa R$ 59,90/mês e inclui até 100 notas por mês. O teste grátis de 10 dias emite notas de verdade, com valor fiscal.
Cuidados que evitam nota rejeitada
- Confira o código do serviço e a alíquota com o contador antes da primeira emissão.
- Mantenha o e-mail do cliente atualizado: é para ele que o PDF vai.
- Acompanhe o selo no Mensalidades: verde é nota autorizada, âmbar está processando e vermelho foi rejeitada. As notas em processamento são conferidas sozinhas a cada 5 minutos.
- Emitiu com valor errado? Cancele e emita outra pela tela de Notas emitidas. O prazo para cancelar depende da sua cidade.
Resumo
Nota fiscal de mensalidade é trabalho repetido, e trabalho repetido é o que um sistema faz melhor. Com o certificado A1 e o código do serviço em mãos, a ativação leva poucos minutos. A partir daí, marcar o pagamento já resolve a nota.
