Em muita empresa pequena, a lista de tarefas é o grupo do WhatsApp. Funciona até a terceira pessoa entrar: os pedidos se misturam com fotos e bom-dia, ninguém sabe quem ficou com o quê e o prazo aparece na véspera.
O que é um quadro Kanban
Kanban é um quadro com colunas que representam o andamento do trabalho. Cada tarefa é um cartão que anda da esquerda para a direita. O modelo mais simples tem três colunas:
| Coluna | O que entra nela |
|---|---|
| A fazer | Tudo o que foi combinado e ainda não começou |
| Em progresso | O que alguém está fazendo agora |
| Concluído | O que terminou, para ninguém perguntar de novo |
Olhando o quadro, qualquer pessoa sabe o que está parado, o que está andando e o que ficou pronto, sem precisar perguntar no grupo.
Quatro regras que fazem o quadro funcionar
- Toda tarefa tem um responsável. Tarefa de todo mundo é tarefa de ninguém.
- Toda tarefa tem data. Sem data, ela vira intenção.
- Pouca coisa em progresso ao mesmo tempo. Se a coluna do meio está cheia, termine antes de começar outra.
- Pedido novo entra no quadro, não na conversa. Recebeu por áudio? Vira cartão.
Tarefa que se repete não precisa ser lembrada
Fechar a folha todo mês, conferir o extrato toda segunda, renovar um alvará todo ano. Tarefas recorrentes são as mais esquecidas justamente porque ninguém anota de novo. Configure a repetição uma vez e deixe o sistema criar as próximas.
Como fica no sistema
No módulo Tarefas da Shineweb, você cria quadros por área ou por equipe. Cada quadro já nasce com A Fazer, Em Progresso e Concluído, e você acrescenta colunas com nome e cor.
- A tarefa tem título, data, horário, prioridade, cor, descrição e responsável da equipe.
- Em Repetir, escolha diário, semanal, mensal ou anual: as próximas ocorrências são criadas ao salvar (até 60 vezes ou 2 anos).
- O botão ▶ do cartão inicia o cronômetro e ⏸ pausa. Ao entrar na coluna de concluído, o tempo é somado e o cronômetro trava.
- Nos comentários, digite @ e escolha o colega: ele recebe o aviso no sino do sistema.
- Com o Google Agenda conectado, o que você cria aqui aparece lá, e o que muda lá aparece aqui.
- Além do Kanban, há a visão de Calendário (arrastar muda a data) e a visão Por mês.
A equipe entra com login próprio, com acesso só às Tarefas, e cada pessoa vê as tarefas em que é responsável ou foi mencionada. O módulo custa R$ 29,90/mês, com 10 dias grátis para testar.
Resumo
O grupo do WhatsApp é ótimo para conversar e péssimo para lembrar. Um quadro com responsável, data e repetição tira as tarefas da memória das pessoas e coloca num lugar que todo mundo enxerga.
