Quem vive de mensalidade (escritório de contabilidade, academia, escola, consultoria, manutenção) conhece a cena: no dia 10 você percebe que três clientes não pagaram o dia 5, fica sem graça de cobrar, deixa para a semana seguinte, e o atraso de um mês vira dois.
A boa notícia é que a maior parte desse atraso é esquecimento. E esquecimento se resolve com rotina, não com cobrança agressiva.
Comece pelo cadastro
- Um dia de vencimento por cliente, combinado e registrado.
- Valor atualizado. Reajustou? Mude no cadastro no mesmo dia.
- WhatsApp de quem paga, que nem sempre é o dono da empresa cliente.
Uma régua de cobrança simples
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| No dia do pagamento | Marque como pago assim que o dinheiro cair, não no fim do mês. |
| Até 3 dias de atraso | Um lembrete gentil: "Oi, tudo bem? Não localizei a mensalidade de outubro, consegue verificar?" |
| Até 15 dias | Segundo contato, com o valor e o mês em aberto. |
| Acima de 30 dias | Conversa direta: combine uma data ou um acordo. |
O tom importa: a mensagem supõe que foi esquecimento, informa o que está em aberto e deixa uma saída ("se já pagou, pode desconsiderar"). Quem pagou não se ofende, e quem esqueceu paga.
Os 15 minutos da semana
- Abra a lista do mês e confira os pagamentos que caíram.
- Marque como pago quem pagou.
- Mande o lembrete para quem passou do vencimento.
- Anote no histórico do cliente o que foi combinado.
Como fica no sistema
No módulo Mensalidades da Shineweb, a lista do mês mostra quem pagou e quem falta, com previsto, recebido e pendente no topo.
- No cadastro, você digita o CNPJ e nome e telefone vêm preenchidos da Receita. Depois completa WhatsApp, valor, frequência (mensal ou anual) e dia de vencimento.
- Clique em Pendente e ele vira Pago naquele mês. O pagamento vira receita no Fluxo de Caixa, sem lançar duas vezes.
- O ícone do WhatsApp abre a conversa com o cliente, e o relógio mostra o histórico de tudo o que aconteceu com ele.
Com o agente de IA de cobrança, o lembrete sai sozinho pelo WhatsApp do seu escritório para quem passou do prazo que você definir, com o mês em aberto, os dias de atraso e o total. O módulo Mensalidades custa R$ 34,90/mês e o agente é um adicional, ambos com 10 dias grátis.
Resumo
Inadimplência em mensalidade é, na maioria das vezes, falta de lembrete. Cadastro certo, pagamento marcado no dia e uma régua simples de mensagens resolvem boa parte do problema, e o que sobra dá para automatizar.
