Muita gente ouve "agente de IA" e imagina um robô que atende cliente, fecha venda e responde qualquer coisa. Na prática, o que funciona bem numa empresa pequena é bem mais simples: tarefas repetidas, com regra clara, que hoje dependem de alguém lembrar de fazer.
Três delas aparecem em quase todo negócio de serviço: cobrar quem atrasou, organizar o dia e não deixar venda esfriar.
1. Cobrar a mensalidade atrasada
Cobrar é desconfortável, então a cobrança atrasa junto com o pagamento. O agente de cobrança da Shineweb olha as mensalidades pendentes e, passado o prazo que você definir, manda a mensagem pelo WhatsApp do seu escritório com o mês em aberto, os dias de atraso e o total.
- Você decide a partir de quantos dias de atraso ele cobra. Em branco são 30 dias; 0 cobra já no dia seguinte ao vencimento.
- Antes da primeira cobrança, cada cliente recebe uma vez uma mensagem apresentando o assistente em nome do seu escritório.
- Enquanto o mês continuar pendente, o cliente volta a ser lembrado nas próximas rodadas. Marcou como pago, parou.
- No começo de cada mês, você recebe o fechamento do mês anterior: receitas, despesas, saldo e quantos clientes pagaram (com o módulo Fluxo de Caixa).
2. Organizar as tarefas do dia pelo WhatsApp
O agente de tarefas trabalha para você, não para o cliente. Do seu celular, você manda para o número do escritório, por texto ou áudio, o que precisa: criar uma tarefa, ver o dia ou apagar uma tarefa. Ele entende "amanhã", "sexta às 14h" e o nome do quadro.
"Cria uma tarefa pra amanhã às 10h no quadro Fiscal: conferir notas da Padaria Sol, prioridade alta."
Antes de agendar, ele avisa se já existe outra tarefa a menos de uma hora no mesmo quadro e sugere o horário livre mais próximo. De manhã, chega a lista do dia em ordem de horário.
3. Lembrar do follow-up de venda
Às 8h, o agente de follow-up manda para o seu celular os contatos de venda que venceram: a etapa, há quantos dias venceu e o último registro. Você responde começando com crm: e ele atualiza o funil.
"crm: liguei pro João, mandei proposta, volta sexta." O agente anota no histórico, move o cliente para Proposta Enviada e marca o próximo contato.
Este agente nunca manda mensagem automática para os seus clientes: o aviso é só para você. Se o WhatsApp não entregar a lista, ela chega por e-mail às 11h.
O que não delegar
- Negociação de preço e prazo: o agente lembra, quem negocia é você.
- Reclamação de cliente: quando o agente não sabe responder, ele avisa que uma pessoa vai continuar a conversa.
- Decisão sobre quem cobrar de forma diferente: ajuste o cadastro do cliente, não a mensagem.
Como começar
- Conecte o WhatsApp do escritório em Conectar WhatsApp, lendo o QR code no celular. Uma conexão serve para todos os agentes.
- Use um número diferente do seu celular pessoal: é pelo seu número que os agentes reconhecem quem manda as ordens.
- Dê um nome ao agente e escreva as instruções dele: preços, regras e tom de voz.
- Comece por um agente só, o do problema que mais pesa hoje, e acrescente os outros depois.
Cada agente é um adicional do módulo dono (Mensalidades, Tarefas ou CRM / Pipeline), a partir de R$ 19,90/mês, e pode ser testado grátis por 10 dias junto com o módulo.
