Antes de conhecer o seu trabalho, o cliente conhece o seu orçamento. Um PDF bem organizado, com a identidade da empresa e as condições claras, passa a mensagem de que o serviço também vai ser assim. Um texto no corpo do WhatsApp passa a mensagem contrária.
O que não pode faltar
- Dados da sua empresa: nome, CNPJ, telefone e e-mail. O papel timbrado resolve isso de uma vez.
- Dados do cliente: nome ou razão social e CNPJ/CPF.
- Descrição do serviço em linguagem do cliente, não em jargão técnico.
- Itens e valores numa tabela: o que é, quantidade, valor unitário e total.
- Prazo de execução ou de entrega.
- Condições de pagamento: entrada, parcelas, forma de pagamento.
- Validade da proposta: "válida por 15 dias a partir da data de emissão".
- O que não está incluso. Evita a conversa difícil depois.
- Próximo passo: como aprovar (responder o e-mail, assinar, pagar a entrada).
Erros que fazem o cliente desconfiar
- Total que não bate com a soma dos itens. Confira antes de enviar.
- Logo esticado, fonte diferente em cada parte, margem torta.
- Proposta sem data: o cliente não sabe se o preço ainda vale.
- Mandar o arquivo .docx em vez do PDF: o cliente abre desconfigurado.
Montando o seu com papel timbrado
No módulo Orçamentos da Shineweb, o editor é parecido com o Word, só que já abre na folha A4 com a sua identidade:
- Monte o papel timbrado uma vez. Em Editar layout do PDF, envie o fundo, a logo e a marca d’água e arraste cada um para a posição certa. Vale para todos os orçamentos.
- Escreva a proposta. Informe o cliente e o CNPJ/CPF, ajuste o título e escreva no editor. Para os itens e valores, insira uma tabela.
- Gere o PDF. O botão Salvar e gerar PDF abre o arquivo pronto, com o nome do cliente e a data de emissão.
- Reaproveite. Os orçamentos ficam salvos na lista: abra um parecido, ajuste e gere de novo.
Valores, condições e validade são escritos no texto do orçamento: o sistema não soma os totais nem controla a validade, então confira antes de enviar. O envio é por sua conta: baixe o PDF e mande por e-mail ou WhatsApp.
E o contrato?
Fechou? O mesmo módulo tem os Contratos, com o mesmo editor e modelos prontos (serviços contábeis, prestação de serviços e confidencialidade), além de espaço para até 30 modelos seus. Contratante e contratado entram no cabeçalho.
Resumo
Um bom orçamento tem as informações que o cliente precisa para dizer sim sem ter que perguntar nada. Papel timbrado montado uma vez, tabela de itens e condições por escrito resolvem quase tudo. O módulo Orçamentos custa R$ 29,90/mês, com 10 dias grátis.
